Die Mail im Postfach, das PDF im Download-Ordner, die Frist im Kalender. Den letzten Stand findet niemand auf Anhieb. KUKANILEA bündelt Eingang, Dokument, Frist und Aufgabe an einem Vorgang – lokal auf Ihrem Rechner, ohne Cloud. So sieht Ihr Büro auf einen Blick, was eingeht, was wartet und was eine Frist hat.
Ein Vorgang ist alles, was zu einem Auftrag gehört: Kundenmail, PDF-Angebot, Rückfrage, Termin, Entscheidung. Sonst läuft das auseinander. Bei KUKANILEA bleibt es an einem Ort zusammen, nachvollziehbar.
Peter schaut auf Ihren echten Ablauf, richtet KUKANILEA passend ein und bleibt per E-Mail erreichbar, wenn Fragen kommen.
Erhebungen zur Büroarbeit in Deutschland landen bei rund zwei Stunden Suchzeit pro Person und Tag. Wir rechnen damit, dass KUKANILEA davon etwa die Hälfte einspart, nicht alles. Tragen Sie Ihren Stundensatz und Ihre Bürogröße ein.
Diese Zeitersparnis bleibt Ihnen erhalten, statt von steigenden Lizenzkosten aufgefressen zu werden: KUKANILEA ist eine feste Pauschale ab 149 €/Monat für bis zu 5 Nutzer, lokal und monatlich kündbar. Übliche Cloud-Bürosoftware rechnet pro Nutzer und Monat ab und legt für jeden weiteren Kopf nach. Was bei uns nicht dazukommt →
Drei Schritte. Klicken Sie sich durch. Genau so läuft es im Alltag, ohne Suchen.
Die Mail kommt rein wie überall, aber sie bleibt nicht im Postfach hängen.
Ein Klick, und Mail, PDF und Notiz hängen am selben Vorgang. Kein Datei-Namen-Raten.
Die Frist steht beim Vorgang. Der nächste Schritt ist sichtbar, bevor etwas untergeht.
Vier typische Situationen. Mail, PDF, Frist und nächster Schritt, alles am selben Vorgang statt in fünf Programmen.
Eingang, Rückfrage, Dokument und nächster Schritt werden gemeinsam betrachtet.
Dokumente schnell findenEin PDF öffnet den Vorgang mit Kunde, Termin und nächstem Schritt, ohne Suche im Download-Ordner.
Fristen verwaltenDas Datum bleibt mit Aufgabe, Dokument und Verantwortung verbunden.
AufgabenverwaltungAufgaben hängen nicht in Notizen oder einzelnen Köpfen, sondern am Ablauf.
KUKANILEA ersetzt kein Team. Es hält zusammen, was sonst auseinanderfällt.
Drei typische Abläufe, vom Eingang bis zur Ablage.
Sechs klare Stationen, vom ersten Eingang bis zur fertigen Ablage. Sie sehen jederzeit, wo ein Vorgang steht. Nichts verschwindet im Postfach.
Wer eine Mail öffnet, sieht den ganzen Vorgang. Wer einen Vorgang öffnet, sieht Dokumente, Fristen, Aufgaben und Notizen in einem Bild. Nicht verteilt über fünf Programme.
Jedes Modul löst ein konkretes Büroproblem: Nichts geht im Postfach unter, nichts wird zweimal abgelegt, keine Frist rutscht durch. Der Rest wächst mit dem Betrieb.
PDFs, Scans und Anhänge landen direkt am richtigen Vorgang. Kein Datei-Namen-Raten, kein „wo war das nochmal".
Mails bleiben am Vorgang sichtbar, statt in einem Postfach zu versanden. Die Vertretung sieht den Stand sofort, auch wenn jemand ausfällt.
Wer macht was bis wann, am Vorgang sichtbar, bevor jemand nachfragt. Termine bleiben mit Dokument und Verantwortung verbunden.
Ergänzende Module. Werden im Erstgespräch nach Bedarf freigeschaltet.
Rückfragen bleiben am Vorgang dokumentiert, nicht im privaten Chat.
Termine, Planungen und Fristen in einer Sicht statt in drei Kalendern.
Zeiten direkt am Vorgang festhalten, statt sie hinterher zu rekonstruieren.
Mehrere Vorgänge zu einem Projekt bündeln und den Fortschritt im Blick behalten.
Stammdaten und Historie an einem Ort, statt verstreut über alte Mails.
Wiederfinden über den Vorgang, nicht über verschachtelte Ordnerpfade.
Sie ziehen einen Beleg in KUKANILEA: Lieferant, Datum, Betrag und Nummer stehen automatisch im Vorgang. Sie prüfen kurz, fertig.
Gemacht für Inhaber, die selbst Eingänge lesen, und Büroleiter:innen mit drei Anrufen parallel. Wer Ordnung will, aber kein IT-Projekt, ist hier richtig.
Baustellenfotos, Mails, Dokumente, Rückfragen: heute auf fünf Orten, künftig am Vorgang.
Büro und Außendienst schauen auf den gleichen Vorgang. Keine doppelte Berichterstattung.
Schriftverkehr, Fristen, Akten bleiben zusammen, auch wenn die Vertretung übernimmt.
Mail, Ablage, Aufgaben: eine Stelle statt fünf Apps. Auch fürs Ein-Personen-Büro.
Viele Betriebe zögern bei Software, weil sie nicht wissen, wo ihre Daten landen. Bei KUKANILEA ist das einfach: alles läuft auf Ihrem PC oder Server. Nicht bei Google, nicht bei Microsoft. Keine Mietfalle, keine fremden Profile auf Ihren Akten.
Alles auf Ihrer Hardware. Internet weg? Mail, Vorgang, PDF funktionieren weiter.
Sie sind Verantwortlicher, nicht Salesforce, nicht Microsoft. Ihre Mandantendaten verlassen das Büro nicht.
Keine Analytics, keine Pixel, keine Telemetrie in Ihrer KUKANILEA-Installation.
Eine überschaubare monatliche Pauschale für Updates und Sicherheit, aber Ihre Daten liegen bei Ihnen, nicht als Geisel in einer fremden Cloud.
PDFs bleiben PDFs, Mails bleiben Mails. Lesbare Exports. Ausstieg jederzeit.
Backups landen, wo Ihre IT sie kennt: NAS, externe Platte, eigener Server.
Eine deutschsprachige Website oder ein EU-Hinweis bedeutet noch nicht, dass Ihre Daten im Haus bleiben. Bei KUKANILEA gibt es diese Frage gar nicht erst: Es werden keine Mandantendaten in eine Cloud übertragen, weil die Software vollständig bei Ihnen läuft.
Details, Verantwortlichkeiten und Schutzmaßnahmen halten wir in der Datenschutzerklärung offen. Konkrete Hosting-Fragen klären wir vor der Einrichtung. Mehr Hintergrund: Lokale Software vs. Cloud.
Kein pauschales Urteil über Cloud-Software — sondern konkrete Eigenschaften, die für kleine Betriebe mit sensiblen Kundendaten relevant sind.
| Eigenschaft | KUKANILEA lokal auf Ihrer Hardware | Cloud-Bürosoftware typische SaaS-Produkte |
|---|---|---|
| Datenhoheit Wer physisch auf Ihre Daten zugreifen kann | Vollständig bei Ihnen Daten liegen auf Ihrer Hardware im Betrieb. Kein Dritter hat Zugriff — auch nicht der Anbieter. | Beim Anbieter in der Cloud Daten liegen auf Servern des Anbieters. Sie sind Verantwortlicher im Sinne der DSGVO und schließen einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ab. |
| Datenstandort Wo Ihre Kundendaten physisch gespeichert werden | Ihr Betrieb, Ihr Netzwerk Kein Rechenzentrum, kein externer Speicherort. Ihr PC oder Server im Haus. | EU oder Deutschland (je nach Anbieter) sevDesk und Papierkram betreiben Server in Deutschland. Lexware Office speichert innerhalb der EU. Für Unterauftragnehmer und Analytics-Dienste gelten Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO. |
| Laufende Kosten Monatliche Ausgaben für die Software | Ab 149 €/Monat pauschal Alle Module inklusive für bis zu 5 Nutzer. Keine Pro-Kopf-Lizenz, kein Modul-Upsell. | Ca. 8–800 €/Monat (je nach Anbieter) Buchhaltungs-Tools beginnen niedrig: Lexware Office S ab 7,90 €, sevDesk Rechnung ab 11,90 €/Monat. DMS-Lösungen wie Candis beginnen bei 389 €/Monat (Stand: Juni 2026). Viele Tarife skalieren mit Nutzerzahl oder Dokumentenmenge. |
| Offline-Nutzung Arbeiten ohne aktive Internetverbindung | Vollständig offline nutzbar Internet ausgefallen? KUKANILEA läuft weiter: Vorgänge öffnen, Dokumente ablegen, Fristen setzen — ohne Abhängigkeit vom Netz. | Setzt aktive Internetverbindung voraus Webbasierte Bürotools wie sevDesk, Lexware Office, Papierkram, easybill, FastBill, meinBüro Online und Candis sind an eine Internetverbindung gebunden. Fällt die Verbindung aus, ist kein Zugriff auf Dokumente und Vorgänge möglich. |
| DSGVO & Verantwortlichkeit Rechtliche Einordnung nach Art. 4 DSGVO | Sie allein, kein externer Auftragnehmer Kein AVV nötig, da kein externer Auftragsverarbeiter. Ihre Mandantendaten verlassen den Betrieb nicht. | Sie als Verantwortlicher + Anbieter als Auftragsverarbeiter Jeder Cloud-Dienst, der personenbezogene Daten verarbeitet, erfordert einen AVV nach Art. 28 DSGVO. sevDesk, Papierkram und Lexware Office stellen entsprechende Verträge bereit. Unterauftragnehmer der Anbieter unterliegen weiteren Regelungen. |
| Lock-in & Datenportabilität Wie einfach ein Wechsel oder Datenexport möglich ist | Offene Formate, kein Vendor-Lock-in PDFs bleiben PDFs, Mails bleiben Mails, die Datenbank ist Standard-SQLite. Export jederzeit möglich. Die Software läuft auch ohne aktives Abo weiter. | Export möglich, Zugang aber aboabhängig Die meisten Cloud-Dienste bieten CSV- oder PDF-Export an. Endet das Abo, entfällt der Datenzugang — je nach Anbieter nach einer Nachfrist. Interne Verknüpfungen und Konfigurationen sind nicht auf andere Systeme übertragbar. |
| Laufzeit & Kündigung Mindestvertragslaufzeiten im Überblick | Monatlich kündbar, keine Mindestlaufzeit Keine Mindestlaufzeit. Ihre Daten bleiben auf Ihrer Hardware — unabhängig vom Vertragsstatus. | Monatlich bis 36 Monate (je nach Anbieter) Lexware Office: monatlich kündbar, keine Mindestlaufzeit. sevDesk: monatlich bis 24 Monate (längere Bindung = größerer Rabatt). Candis: 12–36 Monate, Kündigung spätestens 3 Monate vor Ablauf. Papierkram: monatlich oder jährlich wählbar. |
Preise und Vertragsbedingungen entsprechen öffentlich zugänglichen Angaben (Stand: Juni 2026) und können sich ändern. Quellen: sevDesk Preisseite, Lexware Office Preisseite, Papierkram Datenschutzerklärung (Hosting Frankfurt/Falkenstein), Candis Preisseite, meinBüro Produktseite. Die Cloud-Spalte beschreibt typische Eigenschaften webbasierter Bürosoftware — sie ist kein pauschales Werturteil über einzelne Anbieter.
Wir verkaufen nicht jeder Firma das Gleiche. Hier die ehrliche Selbstauskunft, bevor Sie das Erstgespräch ansetzen.
Mehr Hintergrund unter Lokale Software vs. Cloud. Im Zweifel: kurz mit Peter sprechen, wir sagen ehrlich, ob KUKANILEA Ihre Zeit wert ist.
Für Betriebe, die wissen wollen, wo KUKANILEA zuerst Ruhe in den Ablauf bringt.
Eingang ordnen
Arbeit verfolgen
Sicher ablegen
Eine Stunde, drei Schritte. Per Video oder vor Ort. Keine externe IT, keine Schulungstage, kein Change-Management.
Posteingang auf den Tisch, Ablagestruktur dazu. Was bleibt, was geht, direkt geklärt.
Welche Vorgänge laufen bei Ihnen wirklich? Wer macht was? Mehr braucht es zum Start nicht.
Ein echter Eingang, einmal durchgespielt. Passt der Ablauf zu Ihrem Büro oder nicht?
Outlook, Windows-Ordner, NAS, Post-it-Wand. Kein Big-Bang, kein Datenfriedhof. Vier ehrliche Schritte, in Ihrer Reihenfolge.
Peter schaut mit Ihnen auf den echten Bestand: Postfach, Netzwerk-Share, NAS, Zettelablage. Keine Verallgemeinerungen: Ihre Ordner, nicht Demo-Beispiele.
Gemeinsam entscheiden, was wirklich übernommen wird. Aktive Vorgänge rein, Archive bleiben liegen. Was Ballast ist, fasst niemand mehr an.
PDFs, Mails und Ordner werden geordnet in passende Vorgänge übernommen. Postfächer bleiben verbunden, kein Re-Import-Theater, kein Datenverlust.
Eine Stunde an Ihrem ersten echten Vorgang. Keine Folien, keine Testdaten. Sie arbeiten Ihren Eingang gemeinsam mit Peter durch.
Postfächer bleiben, wo sie sind. Mailverläufe hängen am Vorgang, ohne Re-Import-Theater.
Gesichtet, nicht aufgeräumt. Übernommen wird, was Sie brauchen. Der Rest bleibt liegen, auffindbar.
Was im Kopf oder auf Post-its lebt, bekommt einen Platz am Vorgang. Schritt für Schritt, kein Big-Bang.
10 000 PDFs im Download-Ordner? Kein Hindernis. Genau da fangen wir an.
Vier echte Kundenfragen. Keine erfundenen Releases. Das Ergebnis sehen Sie im Gespräch an Ihren Dokumenten.
Mails, PDFs, wiederkehrende Eingänge: alles an einem Ort, ohne Sucherei. Wir zeigen wie.
Was bisher im Kopf von einer Person hängt, kommt sichtbar an den Vorgang. Mit Frist, mit Zuständigkeit.
Nach „erledigt" kommt oft die Rückfrage. Dokumente, Notizen, Mailverlauf bleiben zusammen, auch ein Jahr später.
Keine Demo mit Fantasie-Kunden. Wir reden über Ihr Büro, Ihre Eingänge und den nächsten sinnvollen Schritt.
Eine monatliche Pauschale für die laufende Software, plus einmalige Einrichtung im Erstgespräch. Keine Pro-Nutzer-Sprünge, keine Modul-Listenpreise.
für bis zu 5 Nutzer · netto, monatlich kündbar
Cloud-Bürosoftware rechnet üblich pro Nutzer und Monat ab, mit Aufschlägen für jeden weiteren Kopf, Mindestlaufzeiten und Preisrunden nach oben. Weil KUKANILEA lokal auf Ihrer Hardware läuft, fallen diese Posten bei uns gar nicht erst an.
Eine Pauschale, lokal, monatlich kündbar. Vergleichen Sie das in Ruhe mit dem, was im Cloud-Abo über die Jahre zusammenkommt.
Anonymisiert auf Wunsch der Betriebe: In der frühen Phase sind die Pilotbetriebe mit einer öffentlichen Nennung bewusst zurückhaltend. Auf Anfrage stellen wir gern Referenzkontakte für ein direktes Gespräch her, damit Sie mit einem echten Anwender sprechen können.
„Wir haben drei Wochen lang jeden Eingang doppelt geprüft, weil wir es nicht glauben konnten. Tatsächlich liegen jetzt Mail, PDF und nächste Frist am gleichen Vorgang. Spart uns am Tag locker eine Stunde Sucherei."
„Was uns überzeugt hat: Peter ist beim Setup einen Tag lang bei uns gewesen, hat sich unsere echten Mails angeschaut. Keine Demo-Daten, keine Versprechen. Am Ende des Tages lief unser erster Vorgang."
„Datenschutz war für uns immer ein Schreckgespenst, weil wir Mandantendaten verarbeiten. Weil alles im eigenen Haus bleibt, ist die Verantwortung klar: Daten liegen bei uns, fertig. Spart Auftragsverarbeitungsverträge mit drei Cloud-Anbietern."
Software-Anbieter kommen und gehen. Cloud-Dienste werden eingestellt, Unternehmen verkauft, Geschäftsmodelle gedreht. Genau dagegen sind Sie abgesichert: Ihre Vorgänge liegen unabhängig vom Anbieter auf Ihrer eigenen Hardware.
Was auch immer passiert: Ihre Software läuft weiter, Ihre Daten bleiben lesbar, und Sie haben Zeit für eine ruhige Entscheidung. Niemand kann Ihnen den Zugang abdrehen, weil es nichts gibt, das jemand abdrehen könnte.
Frage offen? Schreiben Sie Peter, Antwort meist am selben Tag.
Auf Ihrem Rechner oder Ihrem Server. Nicht in der Cloud. Details wie Backup, Zugriff und Verschlüsselung klären wir konkret für Ihren Fall.
Backup ist Pflicht, nicht Option. KUKANILEA sichert Ihre Daten jede Nacht automatisch, lokal, mit mehreren Tagen Vorlauf zum Zurückspringen. Die zusätzliche Auslagerung auf ein zweites Medium (NAS oder externe Platte) richten wir beim Setup für Ihren Betrieb ein, damit auch ein Hardware-Ausfall oder Bürobrand keine Daten kostet.
Die Server-Komponente ist schlank: Sie läuft auf einem kleinen Server oder Mini-PC im Betrieb, direkt unter Linux oder als Container, auch auf einem geeigneten NAS. Ihre Mitarbeiter installieren nichts: Jeder PC, Mac oder Laptop mit modernem Browser (Chrome, Firefox, Edge) ist sofort Arbeitsplatz.
Ja. KUKANILEA läuft im Browser und ist für Smartphone und Tablet voll responsive. Der Zugriff von unterwegs läuft verschlüsselt über Ihr Firmen-VPN oder einen abgesicherten Zugang auf Ihren Server. Die Daten bleiben dabei auf Ihrem Server, nichts liegt offen im Netz.
Keine Versprechen ohne Prüfung. Sie zeigen, was läuft (DATEV, Lexware, Outlook, NAS), und wir sagen klar: passt, passt nicht, geht mit Aufwand. Ihre Vorgänge, Dokumente und Akten bleiben lokal, immer. Ein bestehendes Postfach (auch Gmail oder Microsoft 365) lässt sich per Opt-in anbinden, wenn Sie das wollen; die Hoheit über Ihre internen Daten bleibt davon unberührt.
Erst gesichtet, dann entschieden. Was übernommen wird, kommt rein. Was Ballast ist, bleibt liegen. Kein Zwang zur Komplettmigration.
Nein. Peter installiert selbst, auf einem normalen Büro-PC oder kleinen Server. Kein Systemhaus nötig. Falls Sie eins haben: gern mit dabei im Erstgespräch.
Zwei klare Bausteine: eine einmalige Einrichtungsgebühr für die persönliche Installation vor Ort, plus eine überschaubare monatliche Pauschale für Updates, Sicherheit und Support, Einstieg ab 149 € im Monat für bis zu 5 Nutzer. So zahlen Sie nicht blind vorab und bleiben bei Updates und Sicherheitslücken dauerhaft abgesichert. Die genaue Zusammensetzung gibt es nach dem Erstgespräch.
Ja, genau dafür gibt es das Erstgespräch. Ihr Posteingang, Ihre Vorgänge, Ihr Ablauf. Erst dann der nächste Schritt, wenn überhaupt einer kommt.
Genau hier liegt Ihre Absicherung, nicht nur Ihr Datenschutz. Ihre Vorgänge liegen als lesbare Dateien und offene Standard-Datenbank auf Ihrer eigenen Hardware, nicht auf einem Server, den jemand abschalten kann. Sie kommen also jederzeit an Ihre Daten, unabhängig vom Anbieter. Ihr System läuft weiter; Export und Übergabe an eine andere IT sind jederzeit möglich. Ein Konzern mit 100 Leuten bindet Sie an seine Cloud. Hier bleibt die Kontrolle bei Ihnen.
Eine Stunde, vor Ort oder per Video. Ihre Mails, Ihre Aufgaben, Ihr Kalender. Nicht meine Schaubilder. Ich höre zu und zeige konkret, was sich ändert. Und sage es, wenn KUKANILEA nicht passt.
